We spreken met Marion Bongers, MfN-scheidingsmediator bij de coöperatie Resolve Visie. Sinds 2014 begeleidt zij klanten in Noord-Brabant en Zuid-Holland. Al enkele jaren werkt ze met Mediationportaal om haar administratie te stroomlijnen. Hoe bevalt dat? Marion vertelt openhartig over haar ervaringen.
Nooit meer zoeken naar het juiste document
“Wat ik fijn vind,” vertelt Marion, “is dat het systeem automatisch de juiste documenten genereert, zoals een convenant, ouderschapsplan of vaststellingsovereenkomst.” Vroeger werkte ze met Excelbestanden en werden er vertrouwelijke documenten via de mail aangeleverd. Nu voert zij vooraf de situatie van klanten in, waarna het systeem de gegevens automatisch op de juiste plek in de juiste documenten verwerkt.
Heeft het stel een samenlevingscontract? Dan verschijnt automatisch de vaststellingsovereenkomst. Gaat het om een huwelijk vóór of na 2018? Het systeem houdt rekening met de wetswijziging rond de beperkte gemeenschap van goederen en selecteert direct de juiste documenten. “Het systeem kiest de juiste route. Dat scheelt enorm veel tijd én voorkomt fouten.”
Altijd de juiste stukkenlijst
Ook de stukkenlijst wordt automatisch gegenereerd. Hebben klanten een koopwoning? Dan vraagt het systeem meteen de relevante documenten op. Staat er iets op de lijst dat in een specifieke situatie niet nodig is, dan geeft Marion aan dat zaken die niet van toepassing zijn op hun situatie, niet hoeven worden aangeleverd.
“Dat werkt voor mij heel overzichtelijk en praktisch.”
Slim personaliseren waar nodig
Hoewel het systeem veel automatisch genereert — zoals het ouderschapsplan en het convenant — blijft maatwerk essentieel.
Marion past documenten actief aan op de situatie van het gezin. Zijn de kinderen nog heel jong? "Dan overleg ik met ouders of ze hier al afspraken over willen en kunnen maken. Schermtijd-afspraken zijn dan misschien overbodig, maar afspraken over het plaatsen van foto’s met kinderen erop kunnen wél belangrijk zijn."
Zijn er extra afspraken nodig? Denk aan dieetwensen, kerkbezoek of andere specifieke gezinsafspraken. Die voegt Marion eenvoudig zelf toe. “Het systeem geeft een sterke basis, maar ik houd altijd de regie.”
Ook de advocaat kan in het systeem
De advocaat die samenwerkt met Resolve Visie is eveneens aangesloten in het systeem. Dat zorgt voor een soepel juridisch proces. De advocaat kan in het systeem de documenten inzien en documenten uploaden.
- De advocaat controleert het convenant en het ouderschapsplan.
- Getekende stukken en aktes worden gescand en toegevoegd.
- Ook de inschrijving en beschikking van de gemeente worden geüpload. Voor klanten betekent dit volledige transparantie: via hun eigen inlog volgen ze het hele juridische traject.
Alles veilig op één plek
Marion waardeert vooral de centrale en veilige opslag van documenten. “Alles staat overzichtelijk bij elkaar. Dat geeft rust.”
De communicatie verloopt via de chatfunctie in het systeem. Daarnaast gebruikt ze nog e-mail om met haar klanten te communiceren.
Korte lijnen met Synflows
Over de samenwerking met Synflows als leverancier van Mediationportaal is Marion positief. “Als ik iets niet begrijp, krijg ik snel hulp. Er wordt meegedacht en de lijnen zijn kort. Dat werkt prettig.”
Wensen voor de toekomst: nóg slimmer samenwerken
Heeft ze nog verbeterpunten? Jazeker. Marion ziet kansen om ook andere samenwerkende partijen eenvoudig toegang te geven tot relevante stukken in het systeem. Denk aan:
- Hypotheekadviseurs
- Belastingdeskundigen
- Accountants
- Financieel adviseurs
“Het zou ideaal zijn als zij — met toestemming van klanten — direct documenten zoals een hypotheekoverzicht of salarisgegevens kunnen inzien. Dan hoeft de klant dat niet opnieuw aan te leveren.” Dat zou de samenwerking versnellen én het proces voor klanten nog eenvoudiger maken.
Conclusie: efficiënt werken met ruimte voor maatwerk
Voor Marion is Mediationportaal een stevige administratieve basis. Het systeem automatiseert waar mogelijk, maar laat voldoende ruimte voor persoonlijke begeleiding en maatwerk.
“Het neemt werk uit handen, zonder dat ik mijn eigen manier van werken verlies.”
En precies dat maakt volgens haar het verschil.