Lees hoe MfN mediator Annemarie van Leeuwen dankzij de automatisering van Mediationportaal efficiënter kan werken, tijdwinst haalt en haar praktijk een moderne eigentijdse uitstraling krijgt.
Mediationportaal is nu een aantal jaren op de markt als software die scheidingsmediators ondersteunt in het mediationproces en is ondertussen al flink doorontwikkeld. We zijn dan ook erg benieuwd hoe mediators die hiermee werken het bevalt. We gaan hiervoor in gesprek met Annemarie van Leeuwen, MfN-registermediator en eigenaar van Mediation Achterhoek.
Na 21 jaar in de financiële sector startte Annemarie haar eigen mediationpraktijk. “Ik kan nu al mijn kennis inzetten én het persoonlijke contact dat ik altijd zo waardeerde voortzetten. Daarnaast geniet ik van de vrijheid die het ondernemerschap me biedt.”
Wat was jouw reden om op zoek te gaan naar automatisering?
Annemarie wilde haar werk efficiënter inrichten. “Sommige onderdelen, zoals het verkrijgen van een totaalbeeld en het opstellen van stukken, kostten veel tijd. Ook wilde ik professioneler werken, zonder documenten steeds heen en weer te mailen.” Voorheen werkte ze met Excel en communiceerde via e-mail en WhatsApp. Inmiddels gebruikt ze Mediationportaal als centrale tool, met WhatsApp nog als aanvullende communicatielijn.
Hoe kwam je in aanraking met Mediationportaal?
“Bij het vergelijken van verschillende oplossingen vond ik het belangrijk dat einddocumenten aanpasbaar, goed vormgegeven en juridisch juist zijn. Ook moest de lay-out stabiel blijven bij wijzigingen. Alleen een communicatieplatform vond ik te beperkt. Mediationportaal voldeed aan al mijn wensen.”
Hoe bevalt het werken met Mediationportaal?
“In het begin kostte het wat tijd om het systeem eigen te maken, maar inmiddels ben ik fan,” vertelt Annemarie. “Het dashboard is overzichtelijk en ik ervaar de samenwerking met het team van Synflows als prettig. Ze staan open voor feedback en denken echt mee. Die korte lijnen waardeer ik enorm.”
Heb je het idee dat je voldoende je eigenheid behoudt?
“Mediationportaal is een hulpmiddel, maar mijn gesprekken en aanpak blijven uniek. Klanten kiezen voor míj, niet voor het systeem. Tijdens gesprekken zit ik ook niet achter mijn laptop, maar maak ik gewoon aantekeningen op papier.” Hoewel ze het portaal intensief gebruikt, kiest Annemarie bewust voor eigen aanpassingen. “Ik gebruik mijn eigen mediationovereenkomst en voeg eigen tekstblokken toe. Het inventarisatieformulier gebruik ik puur als inputbron. In totaal gebruik ik zo’n 80% van de functionaliteiten.”
Hoe ervaren jouw klanten dat je werkt met Mediationportaal?
“Ik laat klanten bij het kennismakingsgesprek hun persoonlijke omgeving zien, die ze ook op hun mobiele telefoon kunnen gebruiken. Alles is duidelijk gestructureerd, veilig en voorzien van mijn logo en huisstijl. Klanten kunnen eenvoudig documenten uploaden – ook grotere bestanden – en alles staat overzichtelijk op één plek. De visuele thema’s, zoals ‘woning’ of ‘gezin’, geven structuur en overzicht in het proces.”
Wat is een plus voor jou door het werken met Mediationportaal?
“Voor mij is de grootste winst het overzicht en de tijdbesparing. Eindstukken zoals het ouderschapsplan en convenant worden gegenereerd door het systeem. Gegevens voer ik slechts één keer in, wat fouten voorkomt en tijd scheelt. Bovendien zien de documenten er strak en professioneel uit.”
Hoe bevalt de samenwerking met het team achter Mediationportaal?
“Het team achter Mediationportaal is toegankelijk en betrokken. Ze luisteren naar gebruikers en verbeteren continu. Elke twee maanden is er overleg met mediators. Als er meerdere wensen zijn, worden die vaak vertaald naar keuzemogelijkheden in het systeem.”
Wat zou je tegen andere mediators zeggen die overwegen om te kiezen voor de oplossing van Mediationportaal?
“Scheidingsmediation is mijn core business. Daarom heb ik gekozen voor Mediationportaal: om te professionaliseren en tijd te besparen. De uitstraling is professioneel, maar je moet er wél in investeren om het goed te leren kennen. Ik heb in het begin mijn oude systeem ernaast laten draaien, dat werkte prima. Nu pluk ik de vruchten van de tijdwinst én de moderne uitstraling van mijn praktijk.”