We spreken met Grace Inklaar, CEO van Synflows en eigenaar van Mediationportaal (MP). We praten met haar over het ontstaan van Mediationportaal, de ontwikkeling van het platform, de samenwerking met mediators, de kracht van een alles-in-één oplossing en haar visie op de toekomst.
Hoe is Mediationportaal ontstaan?
Grace Inklaar: Mediationportaal is eigenlijk ontstaan vanuit een concrete vraag uit de praktijk. Onze toenmalige klant Hypotheek Visie vroeg ons of wij voor Resolve Visie een applicatie op maat konden ontwikkelen voor hun scheidingszaken, die werd gekoppeld met hun hypotheekadministratie. Zij waren één van de eersten binnen hun branche die kozen voor een softwareoplossing om beide processen volledig te ondersteunen.
Later ging ResolveVisie zelfstandig verder. Tijdens het gebruik kwamen we er al snel achter dat het onderhouden van zo’n applicatie veel tijd en aandacht vraagt. Dat is logisch, want de focus van Resolve Visie ligt niet op softwareontwikkeling, maar op waar zij goed in zijn: de gesprekken met klanten en het begeleiden van scheidende partners.
Wij hebben toen samen gekeken hoe we dit slimmer konden organiseren. Onze oplossing was de maatwerk applicatie naar een SAAS oplossing omzetten, waarbij wij het beheer en de verdere ontwikkeling van de applicatie op ons namen. Denk bijvoorbeeld aan het onderhouden van templates, documenten en de verschillende velden die ingevuld moeten worden om deze templates te vullen. In ruil daarvoor hebben we de applicatie opengesteld voor meerdere mediators.
Zo ontstond Mediationportaal: één centrale applicatie waarin iedere mediator zijn eigen omgeving heeft én gebruikmaakt van dezelfde krachtige basis.
Een belangrijke ontwikkeling vanaf het begin was dat klanten zelf een beveiligde omgeving hebben waarin zij kunnen communiceren met de mediator en documenten konden uploaden. We wilden een laagdrempelige omgeving creëren die niet alleen voor professionals werkt, maar vooral prettig is voor de eindgebruiker: de mensen die midden in een scheiding zitten. De applicatie moest eigenlijk zonder handleiding te gebruiken zijn.
Dat uitgangspunt bleek direct succesvol. Ook op het gebied van privacy en AVG hebben we vanaf het begin veel aandacht besteed aan een veilige werkomgeving. Beide partijen werken binnen hetzelfde systeem en zien dezelfde informatie. Dat geeft meer zekerheid dan werken via e-mail.
Hoe heeft Mediationportaal zich verder ontwikkeld?
Grace Inklaar: Toen we verder gingen, kwamen we erachter dat er veel wensen en mogelijkheden waren om het platform verder te verbeteren. We hebben daarom een flinke inhaalslag gemaakt.
Een belangrijk onderdeel was het verbeteren van de documentgeneratie. We zijn zelfs overgestapt naar een andere technische oplossing om ervoor te zorgen dat de templates en documenten perfect in Word worden opgebouwd. Inmiddels geldt: als de applicatie goed wordt ingevuld, worden de documenten volledig correct gegenereerd en ze zijn daarna nog aanpasbaar.
Daarnaast hebben we de inhoud uitgebreid. We kijken continu naar situaties die mediators in de praktijk tegenkomen. Denk bijvoorbeeld aan afspraken rondom huisdieren, een VOF, nalatenschappen of specifieke situaties binnen een scheiding. Ook zijn er veel nieuwe functionaliteiten toegevoegd. Zo kiest de applicatie automatisch de juiste template op basis van de situatie en het geldende regime. Een mediator hoeft dus niet meer zelf uit te zoeken welk document nodig is.
Een ander voorbeeld is het VFAS-ouderschapsformulier. Ouders kunnen hiermee vooraf hun ideeën vastleggen over de opvoeding en zorg voor hun kinderen na de scheiding. Deze informatie kan worden ingelezen in de applicatie, waardoor de mediator weer minder administratieve handelingen hoeft te doen en zich kan focussen op het gesprek rondom de kinderen. Hierdoor is het ouderschapsplan uitgebreider geworden.
Ook hebben we de verrekentabel toegevoegd. Daarmee wordt inzichtelijk hoe bezittingen verdeeld worden en wat bijvoorbeeld een overbedeling betekent. Je kunt eenvoudig verschillende scenario’s bekijken.
Op dit moment zijn we volop bezig met data-extractie. Bijvoorbeeld het uitlezen van pensioenformulieren. De volgende stappen zijn onder andere bankafschriften en kentekenbewijzen. De klant uploadt een document en de informatie komt automatisch op de juiste plek in de applicatie terecht.
Hoe ging het openstellen van Mediationportaal voor andere mediators?
Grace Inklaar: Mediators zijn vooral bezig met hun klanten. De gesprekken, de begeleiding en het proces staan centraal. Administratie voelt vaak als iets dat erbij hoort. Dat is begrijpelijk, maar juist daar kunnen wij veel ondersteuning bieden. Ons doel is niet om het werk van de mediator over te nemen, maar om zoveel mogelijk administratieve lasten weg te nemen.
De grootste beweging richting digitaal werken komt niet alleen vanuit efficiëntie of gemak, maar vooral vanuit veiligheid. De AVG en privacy zijn steeds belangrijker geworden. Ook klanten zelf begonnen vragen te stellen: “Moet ik al mijn documenten echt via e-mail versturen?” Dat vinden veel mensen een kwetsbaar idee. En daar hebben ze gelijk in.
Een veilige omgeving waarin beide partijen toegang hebben tot hun eigen dossier werd daardoor een belangrijk voordeel.
We zien ook verschillende manieren waarop mediators MP gebruiken. Sommige mediators gebruiken het vooral als overzichtelijk systeem waarin ze al hun dossiers, taken en processen beheren. Andere mediators gebruiken juist de volledige kracht van de applicatie: met één druk op de knop een ouderschapsplan of convenant genereren.
Waar ben je het meest trots op?
Grace Inklaar: Ik ben er trots op dat Mediationportaal echt een alles-in-één oplossing is geworden. Het is bijna een complete mini-mediationpraktijk.
Een mediator kan starten met MP: klanten toevoegen, het leadproces beheren, documenten genereren, facturen maken en werken met mediationovereenkomsten. Ook is er een koppeling met Split-online voor de mediators die daarmee werken. Dat scheelt dubbel invoeren. Voor een beginnende mediator biedt het structuur vanaf het begin. Voor ervaren mediators geeft het vooral overzicht en efficiëntie.
Daarnaast ben ik heel trots op de vormgeving. We hebben bewust gekozen voor een rustige, klantvriendelijke uitstraling. Iedere mediator kan werken vanuit zijn eigen huisstijl. Je ziet niet dat het een product van Synflows of Mediationportaal is; het voelt als de eigen omgeving van de mediator richting zijn klanten. We zitten regelmatig met mediators aan tafel. Zij bepalen mede wat belangrijk is. Omdat mediation zoveel verschillende situaties kent, blijven we verfijnen. Wetgeving, voorwaarden, bezittingen en persoonlijke omstandigheden zorgen steeds voor nieuwe uitdagingen.
Eigenlijk vertalen wij de inhoudelijke wereld van mediation naar een praktische digitale oplossing.
Wat maakt Mediationportaal onderscheidend?
Grace Inklaar: Het belangrijkste verschil is dat wij ontwikkelen samen met mediators. Wij bepalen niet zelf wat de markt nodig heeft; we luisteren naar de mensen die er dagelijks mee werken. Iedere twee maanden hebben we overleg met mediators waarin we bespreken welke ontwikkelingen belangrijk zijn en welke prioriteiten we moeten stellen. Die input gebruiken we voor onze verdere ontwikkeling.
Daarnaast is Mediationportaal geen vaststaand product. Het blijft continu groeien. Iedere keer brengen we nieuwe verbeteringen aan. Dat kan gaan om wetswijzigingen, nieuwe functionaliteiten of verbeteringen vanuit gebruikerservaringen. Een ander belangrijk verschil is dat onze templates flexibel zijn. Bij veel andere oplossingen kun je documenten alleen als PDF downloaden. Bij ons kunnen templates in Word worden aangepast, zodat iedere mediator zijn eigen werkwijze en stijl kan behouden.
Ook aan de klantkant maken we verschil. De omgeving is laagdrempelig, overzichtelijk en gericht op communicatie met beide partijen. Wij ondersteunen niet alleen de mediator, maar ook de partners die door een scheiding gaan. Daarnaast lopen we voorop met ontwikkelingen zoals data-extractie en het automatisch verwerken van informatie.
Een ander sterk punt is de prijsstructuur. Mediators betalen een vaste maandfee en geen bedrag per dossier. Hierdoor blijft het overzichtelijk en toegankelijk.
Wat is de toekomst van Mediationportaal?
Grace Inklaar: De toekomst ligt voor een groot deel in slimmer omgaan met data en automatisering. Met AI en data-extractie kunnen we ervoor zorgen dat administratieve processen steeds eenvoudiger verlopen.
Daarnaast gaan we uitbreiden naar andere vormen van mediation. Arbeidsmediation staat binnenkort op de planning, gevolgd door andere mediationvormen.
Onze ambitie is om uiteindelijk hét mediationplatform te zijn: van en voor mediators. Een platform waarin je niet alleen je eigen praktijk kunt ondersteunen, maar ook de juiste expertise kunt vinden wanneer dat nodig is.
We willen een oplossing bieden waarmee verschillende vormen van mediation ondersteund kunnen worden: van scheidingen tot arbeidsmediation, strafrechtmediation of bijvoorbeeld burenconflicten.
Ons uiteindelijke doel is om een mediationpraktijk volledig te ondersteunen. En misschien kijken we in de toekomst ook over de grenzen heen. Bijvoorbeeld naar uitbreiding naar landen zoals Curaçao of België, waarbij we rekening houden met lokale wetgeving en taal.
De kern blijft hetzelfde: mediators helpen om hun werk zo goed mogelijk te doen, met meer overzicht, veiligheid en ruimte voor waar het echt om draait: de mensen.